摘要：管理具有很寬泛的外沿，不同的行業(yè)不同的管理層都賦予其不同的內(nèi)涵，大到一個(gè)國家，小到一個(gè)單位，要想蒸蒸日上、充滿活力，“管理”是功不可沒的。本文總結(jié)了項(xiàng)管事業(yè)部部門管理的一些初步工作經(jīng)驗(yàn)，供同行們共同探討。

　　關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理事業(yè)部 項(xiàng)目部 管理制度 項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件 OA辦公信息化系統(tǒng)操作

　　2004年國務(wù)院頒發(fā)《關(guān)于投資體制改革的決定》明確了“對(duì)非經(jīng)營性政府投資項(xiàng)目加快推行‘代建制’，當(dāng)時(shí)很多項(xiàng)目咨詢公司都積極響應(yīng)成立了項(xiàng)管事業(yè)部(簡稱部門)，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，鍛煉出了不少優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，取得了有目共睹的成績。但因國家還沒有出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范、行標(biāo)或地標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)，存在同一企業(yè)的每個(gè)項(xiàng)目的管理水平參差不齊、部門沒有針對(duì)性管理標(biāo)準(zhǔn)、考核項(xiàng)目時(shí)人情分高于工作分等現(xiàn)象。為此，作者認(rèn)為項(xiàng)管事業(yè)部部門管理應(yīng)主要做好以下七個(gè)方面工作：

　　一、 建立項(xiàng)管事業(yè)部一系列管理制度

　　不少工程咨詢公司是依托監(jiān)理起家的，雖然成立了項(xiàng)管事業(yè)部，但部門的一系列管理制度仍不同程度帶有監(jiān)理的烙印，沒有依據(jù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)、管理的難點(diǎn)有針對(duì)性的編制。

　　作者認(rèn)為除常規(guī)管理制度外，部門管理制度還應(yīng)包含如下內(nèi)容：

　　1. 部門行政管理制度還應(yīng)包含項(xiàng)目印章管理(包含刻制、使用、回收等管理)、項(xiàng)目各類合同管理、項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管理、服務(wù)品質(zhì)考核管理、項(xiàng)目經(jīng)理競(jìng)聘上崗管理、OA辦公信息化系統(tǒng)管理、項(xiàng)目資料管理等制度，它可規(guī)范員工的行為，同時(shí)也是項(xiàng)管部門管理的有力措施和手段。

　　2. 部門職能還應(yīng)包含項(xiàng)目部職能和項(xiàng)管事業(yè)部職能。項(xiàng)管事業(yè)部應(yīng)根據(jù)公司一體化管理手冊(cè)的規(guī)定，細(xì)化項(xiàng)管事業(yè)部職能，進(jìn)而編制項(xiàng)目部職能，使項(xiàng)管事業(yè)部上上下下員工均知曉項(xiàng)管事業(yè)部和項(xiàng)目部的工作內(nèi)容分別是什么，知曉自己工作圈的工作方向和目的。

　　3. 項(xiàng)管事業(yè)部設(shè)立的崗位均應(yīng)編制崗位職責(zé)，主要包含部長職責(zé)、副部長職責(zé)、項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)、項(xiàng)目管理人員職責(zé)、項(xiàng)管事業(yè)部助理職責(zé)等，有效明確的職責(zé)分工、規(guī)范清晰的崗位工作內(nèi)容，使每位員工都知曉其擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任與權(quán)力，大大提高其執(zhí)行力，同時(shí)也提高了項(xiàng)目部的組織性和計(jì)劃性。

　　二、 編制項(xiàng)目管理工作標(biāo)準(zhǔn)——項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件

　　為指導(dǎo)項(xiàng)目管理的日常工作，規(guī)范咨詢服務(wù)作業(yè)行為，提高從業(yè)人員管理素質(zhì)和履職盡責(zé)能力，考核、評(píng)價(jià)咨詢服務(wù)成果，全面提升咨詢企業(yè)整體管理水平和服務(wù)品質(zhì)，不斷增強(qiáng)客戶體驗(yàn)的滿意度，需要編制項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件，特別是在目前還無國標(biāo)、地標(biāo)或行標(biāo)的大環(huán)境下，此文件對(duì)部門管理尤為重要。同時(shí)還應(yīng)將其融入企業(yè)的OA辦公信息化系統(tǒng)中，形成企業(yè)管理“血液”，大大提高其執(zhí)行力。

　　項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件主要包含項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理、行政許可管理、招標(biāo)管理、合同管理、進(jìn)度控制、投資控制、質(zhì)量管理、安全文明施工管理以及竣工驗(yàn)收、備案、移交及保修期管理等內(nèi)容，還應(yīng)包含如何編制項(xiàng)管策劃文件、項(xiàng)管日志、項(xiàng)管報(bào)告等的指導(dǎo)性意見，以及如何組織各類項(xiàng)管會(huì)議的具體要求，還需制作與上所述相對(duì)應(yīng)的大量管理用表，使員工充分知曉做什么、怎么做、什么時(shí)候做以及怎樣才能做得更好。

　　其中項(xiàng)目策劃文件是指由項(xiàng)目部編制且執(zhí)行的一系列策劃文件，主要有項(xiàng)目管理計(jì)劃書、項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目總投資使用計(jì)劃、項(xiàng)目總采購計(jì)劃、專項(xiàng)建設(shè)資金管理辦法、應(yīng)急預(yù)案及項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則。項(xiàng)管報(bào)告是指項(xiàng)管周報(bào)、項(xiàng)管月報(bào)、年度項(xiàng)管工作總結(jié)、項(xiàng)管工作總結(jié)、以及申請(qǐng)撥付建設(shè)資金報(bào)告等一系列報(bào)告文本。

　　項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件應(yīng)深入淺出地介紹程序化、規(guī)范化管理項(xiàng)目的手段、方法等，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)能充分調(diào)動(dòng)每位員工的能動(dòng)性，使其自覺地或迫切地迸發(fā)出提升自我管理水平的意識(shí)，做出更優(yōu)于項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件的管理辦法、項(xiàng)管策劃等，在吸納優(yōu)秀的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化、更新項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件，達(dá)到良好的循環(huán)。

　　三、 打造適合項(xiàng)管的OA辦公信息化系統(tǒng)

　　OA辦公信息化系統(tǒng)是指在融合項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件的基礎(chǔ)上，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和IT技術(shù)面向日常運(yùn)作和管理的應(yīng)用系統(tǒng)，企業(yè)員工及管理者使用頻率最高。它不僅僅是項(xiàng)目資料匯總、文件審批的載體，更具體化、可視化地展現(xiàn)了項(xiàng)目管理部全過程管理的運(yùn)作情況，大大縮短了各級(jí)文件的審批時(shí)間，提高了部門管理的效率，同時(shí)可讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地全面了解每個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行情況，是對(duì)外展示咨詢企業(yè)項(xiàng)目管理水平的窗口。

　　OA辦公信息化系統(tǒng)的制作應(yīng)從企業(yè)自身出發(fā)，考慮好自己的需求，防止出現(xiàn)大而空。作者認(rèn)為，項(xiàng)目管理OA辦公信息化系統(tǒng)的應(yīng)具有以下八大特點(diǎn)：

　　1. 充分融合PDCA管理理念

　　2. 智能高效的預(yù)警系統(tǒng)

　　預(yù)警系統(tǒng)至少應(yīng)有待辦事項(xiàng)的提醒和“預(yù)警值”的警示等兩個(gè)功能。

　　待辦事項(xiàng)的提醒主要有項(xiàng)目策劃文件審批流程提醒、招標(biāo)文件審批流程提醒、B類合同評(píng)審流程提醒、專項(xiàng)建設(shè)資金支付審批流程提醒、公章審批流程提醒、巡查記錄和通知單的流程提醒、公司交底流程提醒、請(qǐng)假審批流程提醒、考勤記錄及補(bǔ)卡申請(qǐng)流程提醒等等。

　　“預(yù)警值”的警示類似工程項(xiàng)目深基坑監(jiān)測(cè)中的預(yù)警值作用，具體工作中可以將每個(gè)承包商的80%合同額作為其 “預(yù)警值”，一旦累計(jì)收入達(dá)到預(yù)警值，將紅色顯示，起到預(yù)警作用。再比如將某證件有效期的結(jié)束時(shí)間提前一個(gè)月或三個(gè)月為“預(yù)警值”，一旦時(shí)間到達(dá)，紅色顯示，提醒員工需要更換相關(guān)證件。等等，就不一一列舉了，可根據(jù)需求，多多增加，可大大工作效率。

　　3. 豐富實(shí)用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

　　目前用的最多的是有關(guān)資金、合同的臺(tái)賬，員工錄入相關(guān)數(shù)據(jù)后，OA辦公信息化系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、分析、對(duì)比，且出具簡要的分析報(bào)告。同時(shí)可在此設(shè)立相應(yīng)的預(yù)警系統(tǒng)，提高加倍的工作效率。

　　4. 巡查記錄和整改通知單的及時(shí)反饋

　　部門巡查是對(duì)項(xiàng)目部管理的過程監(jiān)控，是督促項(xiàng)目部執(zhí)行公司管理制度、OA辦公信息化系統(tǒng)的有力措施，在巡查項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)的問題，項(xiàng)管事業(yè)部可發(fā)出《巡查記錄》或《整改通知單》限期要求項(xiàng)目部整改到位，此流程在OA辦公信息化系統(tǒng)中是：巡查人上傳《巡查記錄》或《整改通知單》——項(xiàng)目經(jīng)理簽收且組織整改——整改完畢且自檢合格后，上傳回復(fù)單——巡查人復(fù)查并決定是否通過，如不合格將重新走上面的流程，直至驗(yàn)收通過。巡查及整改的每個(gè)步驟都能及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地在OA辦公信息化系統(tǒng)中得到體現(xiàn)，沒有閉合前，將不斷地在待辦事項(xiàng)中提醒處理人。

　　5. 公司對(duì)項(xiàng)目交底的及時(shí)性

　　公司對(duì)項(xiàng)目的交底有經(jīng)營合約部的項(xiàng)管或代建合同交底、項(xiàng)管事業(yè)部對(duì)項(xiàng)目部的交底，原先是采用面對(duì)面對(duì)集中式交底，因人員湊齊難、時(shí)間倉促，每次都是走過場(chǎng)似匆匆忙忙。現(xiàn)在改在線上交底，可以全面地、及時(shí)地交底。

　　項(xiàng)管事業(yè)部對(duì)項(xiàng)目的交底包含且不僅包含如下內(nèi)容：項(xiàng)目安全管理交底、環(huán)保職業(yè)健康管理交底，以及進(jìn)入施工階段后一系列管理制度(如項(xiàng)目管理制度、工程質(zhì)量管理制度、安全文明施工管理制度、合同管理制度、工程變更管理制度、現(xiàn)場(chǎng)簽證管理制度、工程資料管理制度、進(jìn)度管理制度、施工現(xiàn)場(chǎng)管理辦法、監(jiān)理工作履約評(píng)價(jià)等。接底后項(xiàng)目經(jīng)理還需在第一次工地會(huì)議上面向所有參建單位進(jìn)行交底，要求所有參建單位嚴(yán)格執(zhí)行。)

　　6. 囊括日常工作記錄、資料收集整理的全面性

　　每個(gè)項(xiàng)目部均及時(shí)上傳、填寫、申報(bào)各種項(xiàng)目資料、文件等，留下了工作記錄，至項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)時(shí)就自動(dòng)形成了項(xiàng)目資料的電子檔資料，利于以后資料的查詢、利用等。

　　7. 與移動(dòng)終端的互聯(lián)互通

　　是基于微信企業(yè)號(hào)接口設(shè)計(jì)開發(fā)的，實(shí)現(xiàn)通知公告和公司新聞的實(shí)時(shí)查詢、實(shí)現(xiàn)審批流程提醒功能 、實(shí)現(xiàn)待辦事項(xiàng)提醒功能、實(shí)現(xiàn)員工信息同步 、實(shí)現(xiàn)企業(yè)通訊錄動(dòng)態(tài)管理等。目前功能不多，有待大力開發(fā)。

　　8. 知識(shí)庫中規(guī)范、圖集、相關(guān)文件的及時(shí)更新

　　OA辦公信息化系統(tǒng)中應(yīng)開發(fā)知識(shí)庫欄目，其應(yīng)包含企業(yè)員工工作中需要的國家、地方的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集以及文件、規(guī)定等。

　　項(xiàng)目管理工作依據(jù)之一是國家、地方的許多文件、規(guī)定，故應(yīng)在OA辦公信息化系統(tǒng)的知識(shí)庫欄目中應(yīng)分類管理諸多文件，如在此欄目下再設(shè)立招標(biāo)管理、造價(jià)咨詢、行政許可、建設(shè)項(xiàng)目繳費(fèi)文件、工程質(zhì)量管理、綠色建筑、環(huán)境保護(hù)、節(jié)能管理、合同示范文本、資質(zhì)、資格、安全文明施工、項(xiàng)目管理知識(shí)、項(xiàng)目資料管理、培訓(xùn)課件等分欄目，查找更方便、快捷，同時(shí)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理知識(shí)庫，注意收集、整理和及時(shí)更新。

　　四、 改革項(xiàng)目考核方案

　　企業(yè)每年6月、12月兩次分別對(duì)項(xiàng)目部工作和員工進(jìn)行考核，考核的標(biāo)準(zhǔn)就應(yīng)是項(xiàng)管事業(yè)部平時(shí)工作的基本要求，也是公司開展項(xiàng)管工作的基本標(biāo)準(zhǔn)及程序，即項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件的內(nèi)容。故應(yīng)將項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件中每項(xiàng)要求細(xì)化在考核的內(nèi)容中，同時(shí)將OA辦公信息化系統(tǒng)的及時(shí)填報(bào)、上傳、處理等也作為考核的重要內(nèi)容，針對(duì)每項(xiàng)考核內(nèi)容再細(xì)化評(píng)分點(diǎn)，力求最大限度公平、公正、客觀地反映員工和項(xiàng)目部的工作情況。

　　通過宣傳或多次考核讓所有員工充分熟悉、了解考核的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，知曉平時(shí)嚴(yán)加執(zhí)行企業(yè)的相關(guān)制度、作業(yè)指導(dǎo)文件，及時(shí)填報(bào)、上傳、處理OA辦公信息化系統(tǒng)上的事項(xiàng)，就可避免臨時(shí)抱佛腳的忐忑心態(tài)，大大提高了企業(yè)的執(zhí)行力和整體的項(xiàng)目管理水平。

　　五、 堅(jiān)持每月的工作例會(huì)

　　要求每位項(xiàng)目經(jīng)理必須參加，會(huì)議主要內(nèi)容有三：

　　1. 參會(huì)公司高管層傳達(dá)公司指示。

　　2. 宣講各級(jí)行政主管部門的新文件、新規(guī)定，以及迎檢的通知等等。

　　3. 通過實(shí)例講解項(xiàng)目管理工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)、應(yīng)采取的合適手段、方法等。

　　六、 堅(jiān)持多方位培訓(xùn)

　　人員的素質(zhì)是衡量項(xiàng)目管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)，也是圓滿完成項(xiàng)目管理工作的保證。應(yīng)從不同層面、不同程度地開展全員培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要涉及項(xiàng)管事業(yè)部一系列管理制度、項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件、OA辦公信息化系統(tǒng)操作、合同示范文本講解、招投標(biāo)管理?xiàng)l例及其文件、造價(jià)方面的專業(yè)知識(shí)、新規(guī)范、各級(jí)政府頒發(fā)的各種文件和規(guī)定，以及項(xiàng)目管理方面基本知識(shí)、溝通協(xié)調(diào)方面的技巧等等，打造全方位的管理人才，內(nèi)容應(yīng)切合實(shí)際，具有可實(shí)施性，培訓(xùn)方式應(yīng)多種多樣，線上線下均可，課后應(yīng)注重考核效果，不斷改進(jìn)，共同進(jìn)步。

　　七、 堅(jiān)持項(xiàng)目巡查

　　項(xiàng)管事業(yè)部應(yīng)通過線上線下的項(xiàng)目巡查，發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)目在管理中存在的漏洞，或?qū)ζ髽I(yè)一系列的管理制度、項(xiàng)管作業(yè)指導(dǎo)文件、項(xiàng)目考核方案、OA辦公信息化系統(tǒng)操作有疑惑或錯(cuò)誤理解時(shí)，應(yīng)當(dāng)即指出，且面對(duì)面給予培訓(xùn)或更正，督促其限期整改到位，到時(shí)復(fù)查，如仍不合格，繼續(xù)要求整改，直至通過復(fù)查。

　　巡查后發(fā)出的限期要求項(xiàng)目部整改到位的《巡查記錄》或《整改通知單》，通過OA辦公信息化系統(tǒng)發(fā)往項(xiàng)目部，巡查及整改的每個(gè)步驟都能及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)反饋，沒有閉合前，將不斷地在待辦事項(xiàng)中提醒處理人，及時(shí)性、針對(duì)性及督促性強(qiáng)，提高了項(xiàng)管事業(yè)部的管控能力。

　　結(jié)語

　　咨詢企業(yè)的項(xiàng)目管理和施工單位的項(xiàng)目管理大有不同，雖然管理的范疇基本一致，但管理的內(nèi)容、方法、手段和目的是不一樣的，目前還未見國標(biāo)、行標(biāo)或地標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)，雖可借鑒《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》(GB/T50326-2017)和《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB/T50319-2013)的標(biāo)準(zhǔn)開展項(xiàng)目管理或代建管理工作，但企業(yè)仍需要根據(jù)國家發(fā)展趨勢(shì)、行業(yè)要求、建設(shè)單位的需求制定一套適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的管理制定、管理方法以及行之有效的作業(yè)指導(dǎo)文件和OA信息化系統(tǒng)，全面展現(xiàn)企業(yè)的管理水平和管理能力，為今后項(xiàng)管監(jiān)理的“一體化”管理、項(xiàng)目管理總承包提供一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。